Kanban heeft de filmindustrie bereikt

Met de kanbanborden in Webgate.io bieden we jou en je team een nieuwe collaboratieve projectmanagementtool. Leg de fasen van je werk vast, volg en optimaliseer je workflow en houd voortdurend snel overzicht over de voortgang in elk afzonderlijk project. Zie in een oogopslag wie waaraan werkt en hoe ver de afzonderlijke onderdelen van je project gevorderd zijn. Herken direct waar actie nodig is, waar problemen zijn, waar hulp nodig is of in welke verwerkingsfase je bestand, afspeellijst enz. zich bevindt.

Wat is kanban?

Kanban (Japans voor teken of kaart) is een werkmanagementmethode die oorspronkelijk van Toyota uit de auto-industrie komt. Het helpt teams hun workflows en processen te optimaliseren.

Kanban - een eenvoudige start voor je filmproject.

Kanban geeft je overzicht over je taken en laat zien of het werk aan een bepaalde taak al is begonnen of voltooid.

Stel dat je een deel van een filmproject wilt afronden, bijvoorbeeld de voorbereiding van een shoot. Met dit doel voor ogen kun je een board maken en dit bijvoorbeeld «Shoot Prep» noemen. Alle taken die bij dit doel horen noteer je op dit board in de vorm van kaarten. Elke kaart bevat een taak, en elke taak kan vervolgens aan een teamlid worden toegewezen. Je kunt kaarten ook aan jezelf toewijzen als je die specifieke taak wilt uitvoeren.

Kanban werkt met lijsten, of kolommen, die de fasen in een proces weergeven. De eenvoudigste vorm van kanban bestaat uit drie kolommen:

To Do

Deze eerste kolom bevat taakkaarten die het hele team laten zien welke werkzaamheden moeten worden gedaan.

Een voorbeeld: als de filmlocaties nog niet definitief zijn en Production uit een shortlist moet beslissen over de locatie «Farmhouse», dan zou deze kaart in de To Do-kolom de titel «Buitenlocatie Farmhouse selecteren» krijgen. De opties staan dan op de kaart, in een checklist of in een bijgevoegd document. Zo heb je alle informatie over de verschillende locatieopties in een oogopslag beschikbaar.

In Progress

Wanneer een teamlid aan een taak begint, wijst die persoon de kaart aan zichzelf toe en sleept deze naar de volgende kolom, In Progress. De lijst in deze kolom toont aan welke taken momenteel wordt gewerkt.

In ons voorbeeld zou de regisseur zijn of haar naam op de kaart «Buitenlocatie Farmhouse selecteren» zetten en, waar nodig, de kaart ook aan de producenten toewijzen. Zij kunnen dan samen de filmsets bespreken die op de kaart staan.

Gereed

Wanneer een taak is voltooid, wordt deze naar de kolom Gereed verplaatst. Daar kunnen aanvullende informatie en resultaten op de kaart worden gedocumenteerd.

In ons voorbeeld wordt de kaart naar Gereed verplaatst zodra de regisseur overeenstemming heeft bereikt met de producent. Welke farmhouse is gekozen, wordt in het reactieveld op de kaart genoteerd. Nu weet het hele team dat de locaties definitief zijn en kan iedereen op de kaart zien welke locaties het zijn.

Met deze agile vorm van projectmanagement kan iedereen altijd zien wie aan welke taak werkt en hoe ver het werk aan die taak gevorderd is. De methode zorgt ervoor dat taken efficient over teamleden worden verdeeld, dat de transparantie hoog is en dat projectiteraties sneller verlopen. Het voorkomt dubbel en parallel werk.

Hoe werkt dat precies in Webgate.io?

In ons voorbeeld hebben we het gehad over toewijzingen, checklists en bijlagen. Hieronder gaan we daar dieper op in. Een voordeel van de virtuele kaart is dat er, anders dan bij de analoge variant, de Post-it, onbeperkt ruimte is voor informatie.

Personen aan een kaart toewijzen

Een filmteam bestaat uit specialisten uit verschillende afdelingen. Daarom is het zinvol om al bij het aanmaken van een taak duidelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is. Om verantwoordelijkheden te verdelen, worden de verantwoordelijke personen op de kaart genoteerd. Zo weet iedereen in het team waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Taken kunnen ook eerst zonder verantwoordelijke persoon worden aangemaakt; degene die de taak daarna oppakt, kan zijn of haar naam op de kaart zetten. En als je je niet verantwoordelijk voelt voor een taak die aan jou is toegewezen, kun je je naam van de kaart verwijderen en de taak aan iemand anders toewijzen.

Checklists

Checklists zijn lijsten met items die kunnen worden afgevinkt. Ze werken als een To Do-lijst binnen een kaart. Daarmee kun je verschillende subtaken of vereisten vastleggen.

Je kunt taken bijvoorbeeld over meerdere checklists verdelen en zo eigen checklists voor verschillende personen maken. In een voortgangsbalk op de kaart zie je op elk moment hoeveel taken zijn voltooid.

Labels

Met labels kunnen kaarten buiten de afzonderlijke kolommen om worden gemarkeerd of gecategoriseerd. Kaarten kunnen bijvoorbeeld het label «Legal Department» krijgen als juridische vrijgave voor de taak nodig is. Een populair label is bijvoorbeeld «Blocked», wat aangeeft dat er meer informatie nodig is voordat iemand met de taak kan beginnen.

Feedback en reacties

Wissel reacties op kaarten uit met je teamgenoten. Bespreek specifieke onderwerpen en verzamel feedback op een centrale plek.

Markeer personen in reacties (@naam), zodat ze automatisch een melding krijgen en je e-mailchaos voorkomt. Abonneer je op kaarten en boards om over alle activiteiten geinformeerd te blijven.

Meer reactiefuncties

Bijlagen

Een bestand, afspeellijst, galerij, zipbestand of document kan aan een kaart worden toegevoegd om de inhoud van de kaart te ondersteunen of belangrijke informatie beschikbaar te maken. Alle content uit de Webgate.io Browser kan aan een kaart worden gekoppeld.

Swipe over afspeellijsten of galerijen om een preview van de inhoud te zien. Alleen gebruikers met de benodigde rechten krijgen toegang tot je content.

Voltooide taken archiveren

Wanneer een taak is voltooid, kun je deze naar je archief verplaatsen. De taak verdwijnt van je kanbanbord en wordt in het archief opgeslagen. Belangrijke informatie en data gaan niet verloren; ze kunnen op elk moment in het archief worden bekeken en doorzocht.

De archieffunctie is ook handig tijdens de «Daily Stand Up», je dagelijkse teambriefing. Het team komt meestal bij het kanbanbord samen en bespreekt alle taken en hun actuele status. Als bijvoorbeeld de kolom «Gereed» met veel kaarten gevuld is, kunnen deze via het contextmenu van de kolom in een keer worden gearchiveerd.

Waarom kanbanborden en waarom in Webgate.io?

Een kanbanbord helpt jou en je team om je werk te visualiseren en overzicht te houden. Hieronder laten we aan de hand van verschillende workflows uit de filmindustrie zien hoe de kanbanmethode je kan helpen en je werk kan optimaliseren.

Kanban voor de dailies-afdeling in het lab

Kanban in VFX

Kanban voor de postproduction supervisor

Boardleden en hun rechten

Samenwerken op het Webgate.io Board lijkt op samenwerken via de Webgate.io Browser. Een Webgate.io-gebruiker met de rol «Project Admin» kan boards aanmaken. Alle andere Project Admins en Customer Admins worden daarna automatisch aan boord gehaald. Alle andere leden kunnen vervolgens voor het board worden uitgenodigd, of ze nu intern of extern zijn.

Elk boardlid kan kaarten aanmaken en verwijderen en kaarten aan teamcollega's toewijzen. Alle boardleden kunnen de reacties op de kaarten zien. Boardleden kunnen zich abonneren op afzonderlijke kaarten en volledige boards om over gerelateerd nieuws geinformeerd te worden. Content die vanuit de Browser in kaarten is gekoppeld (bijv. afspeellijsten, afbeeldingen, ...) wordt alleen getoond aan gebruikers die toegang tot die content hebben. Zij krijgen toegang tot de content door in de Webgate.io Browser op het betreffende bestand te klikken. Ongeautoriseerde gebruikers zien een melding dat deze content niet voor hen beschikbaar is. Alle gebruikers hebben toegang tot reacties, kaartbeschrijvingen en checklists, zodat ze op de hoogte blijven van nieuws en subtaken.

Communicatie en feedbackrondes

Alle teamleden hebben altijd en overal toegang tot het board, zodat ze steeds up-to-date en geinformeerd blijven. Dat is vooral essentieel voor teams die over de hele wereld verspreid zijn.

TIP: Elk teamlid kan de voortgang van het board zelfstandig bekijken, maar we raden aan om regelmatig korte (online) meetings te houden waarin iedereen beknopt beschrijft aan welke kaart hij of zij momenteel werkt. Zo'n korte teammeeting hoeft niet langer dan 10-15 minuten te duren.

100% AVG-conforme kanbanborden

Je data is veilig bij ons. Al onze servers zijn ISO 27001-gecertificeerd en staan in de EU. Halfjaarlijkse security audits bevestigen ons hoge beveiligingsniveau.

Nu ben jij aan zet

Jij en je team weten zelf het best wat er in jullie workflow gebeurt. Richt je kanbanbord daarom zo in als jij denkt dat het beste werkt. Het kanbanbord in Webgate.io helpt jou en je team om overzicht te houden over de voortgang van afzonderlijke taken, taken zichtbaar te maken en te tonen wat er nog moet gebeuren, wie waaraan werkt en wat al klaar is.

We horen graag je Feedback! Laat ons weten hoe je de nieuwe boards gebruikt en hoe ze verder verbeterd kunnen worden, zodat je ze nog beter in je workflow kunt integreren.

Gratis proefperiode starten